Politique de confidentialité
Mise à jour le 9 novembre 2026
Comment nous traitons les données personnelles sur le site et dans le logiciel Zaïlo, et comment exercer vos droits.
Qui est responsable de vos données ?
Le site Zaïlo et la relation commerciale. Pour les données collectées sur ce site et pour la gestion des comptes et des contrats des sociétés clientes, le responsable de traitement est IKON OFFICE SOLUTIONS, établissement français de la société IKON OFFICE SOLUTIONS LLC, 121 rue d'Aguesseau, 92100 Boulogne-Billancourt, RCS Nanterre 993 570 225.
Les données gérées par les sociétés clientes dans le logiciel. Les appels, contacts, messages vocaux, enregistrements, transcriptions, résumés et messages échangés dans Zaïlo sont traités pour le compte de la société cliente, qui en est le responsable de traitement. IKON OFFICE SOLUTIONS agit alors comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, uniquement sur instruction de la société cliente.
Vous avez appelé une société qui utilise Zaïlo, ou vous y travaillez ? Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord à cette société. Nous l'aiderons à vous répondre.
Nous contacter
Pour toute question ou pour exercer vos droits : rgpd@ikonofficesolutions.fr, ou par courrier à IKON OFFICE SOLUTIONS, Données personnelles, 121 rue d'Aguesseau, 92100 Boulogne-Billancourt.
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données ; cette adresse est suivie par la direction.
Quelles données, pourquoi et sur quelle base ?
| Traitement | Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|---|
| Demandes envoyées sur le site (contact, démonstration, partenariat) | Nom, prénom, société, fonction, e-mail, téléphone, adresse et informations sur l'entreprise pour les partenaires, message | Vous recontacter, organiser une démonstration, étudier un partenariat | Mesures précontractuelles prises à votre demande |
| Assistant (chatbot) du site | Questions posées et réponses de l'assistant ; si vous choisissez d'envoyer le formulaire proposé : prénom, nom, société, e-mail ou téléphone, besoin | Répondre à vos questions sur Zaïlo ; vous recontacter si vous le demandez | Intérêt légitime (répondre aux visiteurs) ; mesures précontractuelles prises à votre demande pour le formulaire |
| Comptes des utilisateurs de la société cliente | Nom, e-mail, rôle, présence, raccourci interne, mot de passe (stocké sous forme irréversible) | Donner accès au service, sécuriser les comptes | Exécution du contrat avec la société cliente |
| Gestion de la relation client | Coordonnées des interlocuteurs de la société, contrat, factures, échanges d'assistance | Gérer le contrat, la facturation et l'assistance | Exécution du contrat ; obligations légales (facturation) |
| Sécurité et bon fonctionnement | Journaux techniques (adresse IP, date, page demandée), essais de connexion | Prévenir les abus et les essais de mot de passe, diagnostiquer les incidents | Intérêt légitime |
Les données traitées pour le compte des sociétés clientes comprennent : le journal d'appels (numéros, date, durée, issue, notes), les contacts, les messages du répondeur et messages d'accueil, les messages et appels vidéo entre collègues, et, seulement si la fonction est activée, les enregistrements, transcriptions et résumés d'appels.
Combien de temps sont-elles conservées ?
- Demandes envoyées sur le site, y compris le formulaire de l'assistant : 3 ans après le dernier contact, si aucune relation commerciale ne s'est engagée.
- Conversations avec l'assistant du site : nous n'enregistrons pas leur contenu. Elles restent dans votre navigateur jusqu'à la fermeture de l'onglet, et sont transmises à Anthropic le temps de produire chaque réponse. Pour limiter les abus, un compteur de messages (lié à une empreinte de votre adresse IP et au cookie zailo_assistant, jamais à l'adresse en clair) est conservé 48 heures au plus.
- Enregistrements, transcriptions et résumés d'appels : effacés automatiquement après la durée choisie par la société cliente (180 jours par défaut, réglable de 1 à 365 jours).
- Autres données de la société cliente : pendant toute la durée du contrat, puis 3 mois après sa fin pour permettre leur restitution ; elles sont ensuite supprimées.
- Comptes des utilisateurs : supprimés avec les données de la société, ou plus tôt à sa demande.
- Factures et pièces comptables : 10 ans (obligation légale).
- Journaux techniques : quelques jours, selon la durée de conservation de l'hébergeur.
Qui peut y accéder ?
Vos données ne sont jamais vendues ni utilisées à des fins publicitaires. Elles sont accessibles :
- aux personnes habilitées de IKON OFFICE SOLUTIONS, pour l'assistance et l'exploitation du service, dans la limite de ce qui est nécessaire ;
- dans le logiciel, aux utilisateurs de la société cliente selon leur rôle (les réglages sont réservés aux administrateurs) ;
- à nos prestataires techniques (sous-traitants ultérieurs), uniquement pour fournir le service :
| Prestataire | Rôle |
|---|---|
| Vercel Inc. | hébergement et exécution du site et de l'application web, à Francfort (Allemagne) |
| Neon | base de données |
| Hostinger | serveur téléphonique (acheminement des appels, messages vocaux, enregistrements, transcriptions et voix de synthèse) et envoi des e-mails du service |
| Opérateur de téléphonie (myDstny) | numéros de téléphone et acheminement des appels vers le réseau public |
| Anthropic | intelligence artificielle : réponses de l'assistant (chatbot) du site public, et résumé des appels uniquement pour les sociétés et les personnes qui l'ont activé |
| HubSpot | fiche du correspondant et note d'appel dans le CRM, uniquement pour les sociétés qui l'ont connecté |
| Telegram | alerte instantanée de l'équipe commerciale quand une demande est envoyée sur le site (nom, société, coordonnées, besoin), depuis Dubaï (Émirats arabes unis) |
| Apple et Google (Firebase) | notifications d'appel entrant vers les applications iPhone et Android |
Transferts hors de l'Union européenne
Certains prestataires, ainsi que la société IKON OFFICE SOLUTIONS LLC, relèvent du droit américain. Lorsqu'un accès depuis les États-Unis ne peut être exclu, il est encadré par les garanties prévues par le RGPD : décision d'adéquation (EU-US Data Privacy Framework) pour les prestataires certifiés, ou clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Les alertes envoyées à notre équipe commerciale par Telegram, quand vous laissez une demande sur le site, passent par les serveurs de Telegram (Émirats arabes unis). Elles se limitent aux informations de votre demande.
Comment sont-elles protégées ?
- Connexion chiffrée (HTTPS) pour tous les échanges.
- Mots de passe jamais stockés en clair : seule une empreinte irréversible est conservée.
- Connexion bloquée pendant 15 minutes après plusieurs essais de mot de passe erronés.
- Accès par rôle et cloisonnement strict entre sociétés clientes.
- Liens de création de mot de passe à usage unique et limités dans le temps.
Cookies
Le site ne dépose aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité. Le site et le logiciel n'utilisent que des cookies indispensables à leur fonctionnement, qui ne nécessitent pas votre consentement :
| Cookie | Rôle | Durée |
|---|---|---|
| zailo_session | Garder votre session ouverte après connexion | 14 jours |
| zailo_assistant | Identifiant anonyme déposé quand vous écrivez à l'assistant du site, pour limiter le nombre de messages et éviter les abus | 24 heures |
Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès. Écrivez à rgpd@ikonofficesolutions.fr ; nous répondons dans un délai d'un mois. Une pièce justificative peut vous être demandée en cas de doute sur votre identité.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).
Modifications
Cette politique peut évoluer, notamment lors de l'ajout d'un prestataire. La date de mise à jour figure en haut de la page ; les sociétés clientes sont informées à l'avance de tout nouveau sous-traitant.